L’externalisation de la gestion des appels sortants n’a rien de nouveau. Il s’agit simplement d’une méthode de transfert de vos appels à une entité indépendante qui peut aider votre entreprise de plusieurs façons. Mais vous devez vous rappeler de certaines choses avant d’externaliser vos communications. Dans cet article, vous trouverez 3 points à retenir avant d’opter pour l’externalisation de la gestion des appels sortants.
Déterminer les besoins de son entreprise avant d’externaliser la gestion des appels sortants
Concernant la prise en charge des appels téléphoniques, il existe plusieurs façons d’aborder le processus. Certaines entreprises optent pour des services de gestion des appels entrants qui leur permettent de garder la trace de tous les appels et de gérer leurs propres appels sortants. D’autres décident d’externaliser la gestion des appels sortants et font appel à une société tierce pour gérer tous leurs appels.
Chaque approche présente des avantages et des inconvénients, mais il est important de déterminer les besoins de votre société avant d’externaliser la gestion des appels sortants. Si vous n’êtes pas sûr de l’option qui convient le mieux à votre entreprise, voici quelques éléments à prendre en compte :
Le coût de la gestion des appels sortants
Ce service est généralement plus coûteux que la prise en charge des appels entrants, car vous payez quelqu’un d’autre pour faire le travail au lieu de le faire vous-même. En outre, si votre entreprise compte de nombreux employés répartis sur plusieurs sites, le recours à un prestataire en gestion des appels sortants peut être un moyen efficace d’économiser sur les factures de téléphone en regroupant tous les appels en un seul endroit.
La qualité du traitement des appels
L’externalisation de la gestion des appels sortants offre un meilleur contrôle de la qualité, car les prestataires sont souvent expérimentés dans la relation client. En effet, leurs équipes ont été formées pour répondre aux attentes de l’entreprise cliente. D’ailleurs, l’un de leurs principaux objectifs est la satisfaction des clients au téléphone. Elles disposent également des équipements nécessaires pour mener à bien leurs missions.
Prendre en compte les avantages et les inconvénients avant de faire appel à un prestataire
Certaines entreprises cherchent à externaliser la gestion de leurs appels téléphoniques afin de réduire leurs coûts et d’améliorer leur productivité. D’ailleurs, il s’agit d’une pratique très courante auprès des entreprises françaises. Toutefois, avant de confier la gestion de vos appels sortants à un prestataire, vous devez d’abord examiner les avantages et les inconvénients de cette solution.
Grâce à l’externalisation de vos appels téléphoniques, vous ferez des économies et vous réduirez vos coûts notamment au niveau des charges salariales. En effet, vous n’aurez pas à recruter ou former d’autres employés pour réaliser le même travail que les équipes qui exercent au sein des locaux de votre prestataire.
Cette solution permet un autre avantage à savoir l’augmentation de votre productivité. En confiant la gestion de vos appels sortants à une entreprise tierce, vos employés n’auront plus à se charger d’une tâche aussi chronophage. De ce fait, ils pourront se concentrer sur leurs activités principales et seront plus productifs et contribueront au développement de la société.
Pour ce qui est de ses inconvénients, votre plus grande erreur serait de confier la gestion de vos appels téléphoniques à un prestataire qui ne soit pas expérimenté dans le domaine. Même si ce dernier propose des tarifs inférieurs à la moyenne, cela ne veut pas dire qu’il offre des prestations de qualité. C’est la raison pour laquelle vous devez faire attention lorsque vous choisissez votre prestataire.
S’assurer que votre prestataire soit spécialisé dans la gestion des appels sortants
Pour profiter des avantages de l’externalisation, il est nécessaire que vous collaboriez avec un prestataire ayant de l’expérience dans la gestion des appels sortants. D’une manière générale, les meilleures agences auront un grand nombre d’entreprises clientes et seront capables de traiter tous types d’appels avec facilité.
Vous pourrez donc vous fier aux retours d’expérience ou aux avis des clients avant de choisir votre prestataire. Pensez également à rechercher une société spécialisée dans la gestion des appels téléphoniques qui offre une large gamme de services comme l’aide à la vente, l’aide à la clientèle et les services de marketing.
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